Verantwoordelijke
De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is het vrijwillig lid van Tennisclub Elburg die de verantwoordelijkheid op zich heeft genomen om de ledenadministratie van Tennisclub Elburg te verzorgen.
AVG
Bij het aangaan van het lidmaatschap, verzamelt de ledenadministratie van Tennisclub Elburg informatie over jou met als doel:
- dat je lid kan zijn van TC Elburg en sportbond KNLTB
- dat je informatie omtrent de vereniging, waar je lid van wilt zijn, gaat ontvangen.
TC Elburg respecteert je privacy en zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie die je met ons deelt vertrouwelijk en zorgvuldig wordt behandeld.
We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens:
- wanneer je je aanmeldt als lid van TC Elburg. We gebruiken daarvoor de volgende gegevens:
| Geslacht en leeftijd | We willen graag weten wie onze leden zijn, en geslacht en leeftijd is daar een onderdeel van. Toernooien / wedstrijden worden per doelgroep (rekening houdend met geslacht en/of leeftijd) samengesteld. De leeftijd is tevens van belang om te bepalen in welke categorie (junior/senior) je valt qua kosten voor het lidmaatschap. |
| Naam en adres | Om ervoor te zorgen dat je correct aangemeld wordt bij de sportbond KNLTB en dat je het jaarlijks ledenblad van TC Elburg ontvangt, hebben we jouw naam en adres nodig. |
| E-mailadres en telefoonnummer | Jouw e-mailadres gebruiken we om jou te informeren over zaken die betrekking hebben op de vereniging waar jij onderdeel van uitmaakt. Jouw telefoonnummer is handig als we graag snel contact met je op willen nemen voor vereniging-gerelateerde zaken. |
| Betaalgegevens | Rekeninggegevens hebben we niet nodig. Betaling vindt plaats via bankoverschrijving die je zelf moet verwerken. |
- wanneer je contact hebt met TC Elburg. Je kunt met ons bellen en mailen. Schriftelijke en e-mailcorrespondentie met het bestuur worden tijdens eerstvolgende bestuursvergadering behandeld. De correspondentie wordt daarna niet opgeslagen.
- wanneer je onze website gebruikt. We verzamelen geen bezoekersgedrag.
- in de ledenlijst. Eenmaal per jaar wordt een ledenlijst samengesteld voor publicatie in het jaarboekje en op de website. Het jaarboekje wordt alleen gedistribueerd onder de leden, op de website is de ledenlijst alleen toegankelijk voor geregistreerde leden met een login account.
Gegevensverstrekking aan derden
Jouw gegevens worden zonder jouw toestemming niet aan andere partijen gegeven. Wel worden jouw gegevens doorgegeven aan sportbond KNLTB. Dit omdat je verplicht ingeschreven moet staan als tennisbondslid.
Beveiliging & bewaring van gegevens
Alle persoonsgegevens zijn beveiligd opgeslagen. De databases zijn alleen toegankelijk voor TC Elburg leden waarvoor het relevant is (secretariaat, penningmeester, ledenadministratie en indeling kantinedienst). In onderstaand overzicht zie je waar en hoelang jouw gegevens bewaard worden:
| Klantenbeheer | Gegevens staan in een database op een geïsoleerde server | We bewaren persoonsgegevens zolang jij lid bij ons bent. Daarna blijven de gegevens maximaal 1 jaar bewaard. |
| Betalingsverkeer | Gegevens staan in een database op een geïsoleerde server | We bewaren alleen je naam in het boekhoudpakket t.b.v. het verwerken van de nota’s. Na afsluiting van het jaar worden deze gegevens verwijderd. |
| Nieuwsbriefprogramma | Gegevens staan in een database op een geïsoleerde server | We bewaren persoonsgegevens zolang je ingeschreven bent voor de nieuwsbrief. In elke nieuwsbrief staat onderaan de mail de mogelijkheid tot uitschrijven. |
Persoonsgegeven inkijken, wijzigen of verwijderen
Wil je jouw persoonsgegevens inkijken? Of wil je gegevens wijzigen of verwijderen uit ons systeem? Je kunt dit aanvragen via de ledenadministratie van Tennisclub Elburg. Deze is te bereiken via ledenadministratie@tcelburg.nl
Heb je een klacht? Dan kun je een tip indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via Autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wijzigingen
TC Elburg behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Check daarom regelmatig het privacy statement voor het privacybeleid van Tennisclub Elburg. Substantiële wijzigingen van dit privacy statement zullen op de website worden bekendgemaakt.
24 maart 2021